Shadow IT: el uso de herramientas no autorizadas revela fallas tecnológicas en las empresas

El uso de aplicaciones y plataformas no autorizadas dentro de las empresas, conocido como Shadow IT, se ha convertido en un desafío creciente para las organizaciones, impulsado por la necesidad de los empleados de encontrar soluciones más ágiles y eficientes para sus tareas diarias.

De acuerdo con Francisco Lárez, vicepresidente de Progress Software para América Latina y el Caribe, este fenómeno no solo representa un riesgo en materia de seguridad y protección de datos, sino que también evidencia limitaciones en las herramientas tecnológicas disponibles dentro de las compañías.

El especialista explicó que el Shadow IT surge cuando las plataformas corporativas no responden adecuadamente a las necesidades de los usuarios, quienes recurren a aplicaciones externas para agilizar procesos, buscar información, automatizar tareas o gestionar documentos.

Aunque muchas empresas consideran estas prácticas como un problema de cumplimiento normativo, Lárez sostiene que, en la mayoría de los casos, se trata de una señal de que existen necesidades operativas que aún no han sido cubiertas de manera efectiva.

El principal riesgo aparece cuando estas herramientas comienzan a manejar información confidencial, datos de clientes o procesos estratégicos para las organizaciones.

El fenómeno no es nuevo. Según el especialista, situaciones similares ocurrieron durante la expansión de las redes Wi-Fi en la década de 1990, cuando muchos empleados instalaron sus propios dispositivos inalámbricos para mejorar la conectividad dentro de las oficinas, a pesar de las restricciones corporativas.

Actualmente, el Shadow IT se manifiesta mediante plataformas de colaboración, servicios de almacenamiento en la nube, aplicaciones de automatización e inteligencia artificial generativa, herramientas que los usuarios adoptan para simplificar tareas y reducir tiempos de trabajo.

Uno de los factores que ha favorecido este fenómeno es la creciente fragmentación digital en las organizaciones, donde conviven sistemas de correo electrónico, plataformas de mensajería, videoconferencias, repositorios de documentos y aplicaciones de gestión de proyectos.

En este contexto, los empleados suelen optar por soluciones externas que les permiten centralizar procesos y mejorar su experiencia de uso.

Además del desafío tecnológico, las organizaciones enfrentan un déficit de talento especializado en ciberseguridad. De acuerdo con datos del Foro Económico Mundial citados por Progress Software, el 65% de las empresas reporta carencias de personal y habilidades necesarias para cumplir sus objetivos de seguridad digital.

Ante este escenario, el especialista considera que las estrategias para reducir el Shadow IT deben ir más allá de las restricciones y enfocarse en mejorar la experiencia de usuario, simplificar el acceso a las herramientas corporativas y fortalecer la capacitación de los equipos.

Entre las medidas recomendadas se encuentran la implementación de sistemas de autenticación unificada (Single Sign-On o SSO), la reducción de procesos complejos y la formación de los colaboradores sobre los riesgos asociados al uso de aplicaciones externas.

Para Progress Software, erradicar completamente el Shadow IT es poco probable; sin embargo, comprender las causas que lo originan puede ayudar a las empresas a desarrollar entornos tecnológicos más seguros, eficientes y alineados con las necesidades de sus empleados.