Operación y mantenimiento pueden representar hasta 80% del costo de un edificio

La construcción de un edificio representa solo una parte de los recursos que requiere un inmueble a lo largo de su vida útil. De acuerdo con métricas de la industria y estimaciones de la International Facility Management Association (IFMA), entre 60% y 80% del costo total del ciclo de vida de un inmueble corporativo se genera durante las etapas de operación y mantenimiento.

En edificios de oficinas Clase A y A+ ubicados en zonas como Reforma y Santa Fe, en Ciudad de México, así como Valle Oriente, en Monterrey, el costo de operación puede ubicarse entre 3.50 y 5.50 dólares mensuales por metro cuadrado, según métricas citadas por el sector inmobiliario corporativo.

En este contexto, el Facility Management adquiere una mayor relevancia para la administración de los activos inmobiliarios, particularmente en un mercado donde el incremento en los costos de servicios puede presionar los márgenes de operación.

El crecimiento de la actividad industrial y logística asociado al nearshoring también ha incrementado la demanda de espacios inmobiliarios. De acuerdo con el texto, durante este proceso se registró una absorción superior a 1.2 millones de metros cuadrados, lo que coloca mayor atención sobre la eficiencia con la que se administran los inmuebles.

Los costos invisibles de la operación

La energía eléctrica y los sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) suelen concentrar buena parte de la atención dentro de los presupuestos operativos.

Sin embargo, existen otros gastos de menor escala que, acumulados, pueden generar impactos relevantes. Entre ellos se encuentran los consumibles utilizados diariamente en oficinas, áreas comunes y sanitarios.

Un análisis citado de McKinsey & Company señala que los procesos ineficientes relacionados con el suministro de insumos cotidianos pueden incrementar los costos indirectos de mantenimiento hasta en 22% anual.

Entre los factores asociados a estas ineficiencias se encuentran:

• Horas de trabajo: el personal de limpieza puede dedicar una parte importante de su jornada a revisar y reponer insumos en sanitarios de alto tráfico.
• Espacio de almacenamiento: los inventarios de productos y empaques ocupan superficie que podría destinarse a otros usos dentro de los inmuebles.
• Desperdicio: el mal uso, la humedad o la extracción no controlada pueden incrementar las mermas de algunos productos.

Estos costos suelen pasar inadvertidos en el presupuesto general, pero pueden acumularse durante periodos prolongados.

Tecnología para controlar el consumo

La incorporación de herramientas tecnológicas al Facility Management también ha comenzado a extenderse a procesos cotidianos de los inmuebles.

Entre las alternativas se encuentran los sistemas de dispensación controlada y de hoja por hoja para productos de higiene, así como soluciones de recarga continua.

De acuerdo con datos citados en el documento, estos sistemas pueden reducir hasta 40% el consumo de papel en determinados espacios corporativos y disminuir hasta en 40% la superficie necesaria para almacenar inventarios.

La aplicación de analítica de datos permite, además, identificar patrones de consumo y ajustar las frecuencias de reposición de acuerdo con el uso real de cada espacio.

El objetivo es trasladar la gestión de estos productos de una lógica basada únicamente en el abastecimiento a un esquema de mayor control sobre el consumo y los costos asociados.

Operación también impacta los objetivos ESG

La eficiencia en el uso de recursos tiene implicaciones que van más allá del ahorro financiero.

La reducción del consumo de materiales y de los residuos generados durante la operación puede contribuir a los objetivos ambientales y de sostenibilidad de los inmuebles, un aspecto cada vez más relevante para inversionistas y administradores de activos inmobiliarios.

El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA) ha señalado la importancia de reducir la generación de residuos desde su origen como parte de las estrategias de gestión ambiental.

En el caso de los edificios corporativos, estas acciones pueden complementar otras medidas de eficiencia energética, reducción de emisiones y optimización de recursos.

El impacto también llega a los usuarios

La operación de un inmueble tiene además una dimensión relacionada con la experiencia de quienes utilizan sus espacios.

Según un reporte de percepción en espacios laborales citado por la International Sanitary Supply Association (ISSA), 85% de los empleados y visitantes en México considera la limpieza y el abastecimiento adecuado de los sanitarios como un indicador relevante para evaluar el cuidado del bienestar de las personas dentro de una empresa.

La administración eficiente de un edificio, por tanto, combina factores financieros, ambientales y humanos.

En un mercado inmobiliario donde los costos operativos pueden representar la mayor parte del gasto durante la vida útil de un activo, identificar y controlar los llamados “costos invisibles” puede convertirse en una herramienta para mejorar la rentabilidad, eficiencia y competitividad de los inmuebles.