Cómo evitar sobrecostos en proyectos ERP

En el entorno actual, la implementación de un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) se ha convertido en una transformación crítica para las organizaciones. Sin embargo, subestimar su complejidad sigue siendo uno de los errores más costosos.

Aunque estos proyectos suelen presentarse como un salto hacia la eficiencia, la realidad es distinta: en promedio, las implementaciones de ERP terminan con costos hasta 178% superiores al presupuesto original, se extienden 2.5 veces más de lo previsto y entregan apenas 30% de los beneficios prometidos.

Ante este escenario, Ankura, firma internacional de consultoría especializada, ha participado en el rescate de múltiples proyectos que se han estancado durante su implementación. De acuerdo con sus especialistas, una elección inadecuada del integrador de sistemas (SI) puede derivar en retrasos significativos, presión presupuestal, cambios de proveedor e incluso la cancelación del proyecto.

En este contexto, la firma comparte cinco recomendaciones clave para reducir riesgos en la implementación de un ERP:

1) Exigir entendimiento profundo del negocio, no soluciones prefabricadas

Algunos integradores recurren a modelos estándar que obligan al negocio a adaptarse a estructuras predefinidas. Este enfoque también se replica en las pruebas del sistema, donde se valida el diseño teórico y no la operación real.
La recomendación es exigir pruebas personalizadas, con escenarios y scripts basados en los procesos reales de la organización.

2) Proteger el talento crítico en las etapas decisivas

Los modelos de asignación de recursos suelen concentrar talento al inicio del proyecto y reducirlo en fases críticas como pruebas e implementación.
Para evitarlo, se recomienda mapear hitos y necesidades de personal y contrastarlos con el plan del integrador y el Work Breakdown Structure (WBS).

3) Evaluar con cautela los esquemas de precio fijo

Aunque parecen ofrecer certidumbre, los contratos de precio fijo pueden incentivar estimaciones infladas, presiones de calendario y la adopción de procesos “modelo” del integrador.
Esto puede impactar la calidad del diseño del sistema y generar dependencia futura del proveedor.

4) Mantener el control del proyecto y exigir rendición de cuentas

La organización debe asumir la propiedad del proyecto desde el inicio, con una participación activa y una gobernanza sólida.
Se recomienda establecer controles estrictos sobre requisitos, diseño, migración de datos, pruebas y preparación para la salida en vivo, con el fin de asegurar que la inversión cumpla los objetivos estratégicos.

5) Contar con un asesor independiente de confianza

Muchas empresas enfrentan brechas en capacidades como gestión de programa, análisis de negocio, pruebas y gobernanza.
Un tercero independiente puede ayudar a estructurar la gobernanza, acompañar la ejecución y fortalecer la rendición de cuentas del integrador.

“Gestionar un integrador de ERP requiere estrategia, gobernanza efectiva, agilidad y ejecución coordinada. Nuestro enfoque es asegurar que los procesos estén claramente definidos y alineados con los objetivos del negocio”, señaló Horacio Gómez, director Senior de Ankura para México y Latinoamérica.

Con un enfoque centrado en las necesidades del cliente y en la ejecución práctica, las organizaciones pueden transformar la implementación de un ERP en una ventaja competitiva, en lugar de un riesgo operativo.

Más información en: www.ankura.com